El Presupuesto

 

                                                       ¿Qué es un presupuesto?

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. Este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la institución.

Funciones de los presupuestos: la principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos, dentro de la organización.

                                              Importancia de los presupuestos

Los presupuestos son útiles en la mayoría de las organizaciones como:

= Utilitaristas (compañías de negocios)

= No-utilitaristas (agencias gubernamentales)

= Grandes (multinacionales, conglomerados) y,

= Pequeñas empresas

                                                       Integración del control presupuestal 

El control del presupuesto es una herramienta que se hace con datos estimados y pronósticos que se utilizan por las organizaciones para dirigir sus operaciones, los contenidos se comparan contra los datos reales del periodo. La responsabilidad, administración, preparación y manejo cae en un director(a) o jefe de elaboración de presupuestos, en un comité de presupuestos el cual se forma por los gerentes o responsables de cada departamento.  
Los involucrados deben tener además de los conocimientos generales sobre la organización, conocimientos contables básicos o conocimientos de administración.

Dentro de las funciones del control presupuestal tenemos:

• Elaborar el período del presupuesto.
• Elaborar el presupuesto general.
• Coordinar los presupuestos cortos o presupuestos parciales.
• Aprobar los diseños de formas o contenido del presupuesto.
• Desarrollar manuales e instructivos sobre el desarrollo del presupuesto.
• Elaborar informes mensuales, para las comparaciones entre lo real y lo que se ha presupuestado.
• Analizar cuando se den las variaciones y realizar las justificaciones.
• Modificar las cifras del presupuesto cuando se requieran.
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                                                              El manual del presupuesto

Consiste en presentar por escrito: los propósitos, las políticas, los procedimientos y el funcionamiento presupuestal, también de designar el personal responsable de controlar las operaciones y la información a obtener como resultado de su implementación y ejecución. Este documento deberá contener:

• El periodo del período presupuestal.
• La organización responsable de la administración.
• Los procedimientos necesarios para formularlos.
• Un manual o instructivo de elaboración, control y supervisión y la forma en que se dará la información a la alta dirección.

Este manual permite una elaboración en forma uniforme y se da a conocer al personal los objetivos que se persiguen y los resultados que se desean obtener; se delimitan los responsables facilitando las labores de control y de supervisión.

                                                                        Presupuesto flexible

Todos los presupuestos deben revisarse y adaptarse de acuerdo a las fluctuaciones que se den en el mercado, es necesario reconsiderar los planes iniciales de acuerdo con las variaciones que se pudieran dar en los gastos e ingresos, esto se puede hacer por medio de fijar porcentajes sobre las bases iniciales.

Los porcentajes juegan un papel importante ya que en algunas organizaciones se considera 100% de eficiencia y se trabaja de acuerdo a mayor o menor capacidad en procesos productivos. Las comparaciones se efectúan en base a cifras reales de variaciones de más o de menos, con la base considerada al 100%, se toma en cuenta la división de gastos fijos y gastos variables aun cuando la relación del costo con el volumen en muchos casos no tenga la misma proporción.

Desarrollo de presupuesto

Desarrollo presupuesto de ingresos, se deben realizar los siguientes cálculos:

1. Por la alimentación de los niños y niñas en el comedor estudiantil se reciben Lps. 576,000.00 (Lps. 48,000.00x 12 meses).
2. Para cubrir el salario de la cocinera(o) se reciben Lps. 276,000.00 (Lps. 23,000.00 X 12 meses)
3. Para mantenimiento y mejoras se reciben Lps. 99,600.00 (Lps. 8,300.00X 12 meses)
4. Mantenimiento y limpieza, Lps. 69,600.00 (Lps.5,800.00 X 12 meses)
5. Para la compra de material didáctico; Lps. 69,600.00 (Lps.5,800.00 X 12 meses)
6. Para cubrir el pago de los servicios, Lps. 50,400.00 (Lps. 4,200.00 X 12 meses)
7. Los Ingresos recibidos por actividades que realiza el Patronato Lps. 96,000.00 (Lps. 8,000.00 X 12 meses)

Concepto		Monto
Ingresos recibidos del gobierno		LPS.   1,141,200.00
	Alimentación	LPS.    576,000.00
	Salario de la cocinera(o)	LPS.    276,000.00
	Mantenimiento de las instalaciones	LPS.     99,600.00
	Mantenimiento y limpieza	LPS.     69,600.00
	compra de material didáctico	LPS.     69,600.00
	Servicios públicos	LPS.     50,400.00
Ingresos del patronato		LPS.     96,000.00
Total ingresos		LPS.   1,237,200.00

Desarrollo presupuesto de egresos:

1. Por la alimentación de los niños y niñas en el comedor estudiantil se gasta Lps. 576,000.00 (Lps. 48,000.00x 12 meses).
2. Para cubrir el salario de la cocinera(o) se gastan Lps. 276,000.00 (Lps. 23,000.00 X 12 meses)
3. Para mantenimiento y mejoras se gastan Lps. 99,600.00 (Lps. 8,300.00X 12 meses)
4. Mantenimiento y limpieza, Lps. 69,600.00 (Lps.5,800.00 X 12 meses)
5. Para la compra de material didáctico; Lps. 69,600.00 (Lps.5,800.00 X 12 meses)
6. Para cubrir el pago de los servicios, Lps. 50,400.00 (Lps. 4,200.00 X 12 meses)

Concepto		Monto
	Alimentación	LPS.    576,000.00
	Salario de la cocinera	LPS.    276,000.00
	Mantenimiento de las instalaciones	LPS.     99,600.00
	Mantenimiento del lote de la institución	LPS.     69,600.00
	compra de material didáctico	LPS.     69,600.00
	Servicios públicos	LPS.     50,400.00
Total Gastos		LPS.   1,141,200.00

 

A continuación se proporciona el ejemplo número dos, para tener acceso al ejemplo y desarrollo del mismo, haga clic AQUÍ. Asumiendo que los datos han sido dados por la institución lo que procede es proyectar para los meses correspondientes.

En el cuadro uno, vemos tabulados los sueldos del personal docente y el personal administrativo, se hace una proyección a 12 meses, tiempo en el cual se le paga a dichos docentes.